上部メニュー「案件一覧」
- 案件一覧 を開き、右上の + 新規案件 を押す
- 事業部 を選ぶ(選ぶと、その事業部のクライアント・担当者だけに絞り込まれます)
- クライアント → 担当者 → 件名 を入力する
- 納品日(本番日)・備考 は任意で入力
- 登録する を押す → 案件番号が自動で採番され、案件詳細ページが開きます
案件詳細ページには 見積一覧 / 請求一覧 / 仕入 / 経費 の4つのタブがあります。以降の作業はこのタブを切り替えて行います。
案件一覧では、各案件の ステータスが色分けで表示され、プルダウンからその場で変更できます(案件を開かなくてもOK)。「売上(税込)」欄は失注以外は金額が出て、請求済・入金済・完了は黒字、相談中・見積中・受注は薄いグレー(見込み額)です。
案件詳細 → タブ「見積一覧」
- 案件を開き、タブ 見積一覧 → 見積作成
- 上部で 件名 / 先方担当者 / 発行日 / 有効期限 を確認・入力
- 明細を入力する。明細は 課税セクション と 非課税セクション(交通費実費等) の2つに分かれています
- 行を足す:+ 明細行 + 見出し行(■) + 値引き行 + スペース行
- 明細行は 摘要・数量1(単位1)・数量2(単位2)・単価 を入力 → 金額 = 数量1 × 数量2 × 単価 で自動計算
- 見出し行(■) で項目をグループ化、値引き行 は金額にマイナスを入れると赤字で表示
- 「数量1を全行に反映」「数量2を全行に反映」で一括入力もできます
- 下書きとして残すなら 見積もりを保存
- 中身を見るなら PDFプレビュー / PDFダウンロード(この時点ではDriveに保存されません)
- 確定するときは v01としてGoogleドライブに保存 → 確認して v01として確定してGoogleドライブに保存 → 角印入りPDFがDriveへ
確定後は編集ロックされます。直すときは 「v02として編集」、受注・失注が決まったら 「受注にする」/「失注にする」 を押します。角印は自動で入るので専用ボタンはありません。
案件詳細 → タブ「仕入」
請求書が届く前に 見込みの仕入額 を入れておくと、その場で 粗利 が計算されます。実際の請求書が届いたら、あとから金額を確定できます。
- 案件を開き、タブ 仕入 → + 仕入行 で行を追加
- 仕入先 を選ぶ(通常はこの案件の事業部の仕入先が出ます。無ければ 「すべての仕入先から選ぶ」 にチェック)
- 内容 と 見込み金額(税抜) を入力
- 仕入を保存 を押す → 右下に 売上・仕入合計・粗利 が自動計算されます
- あとで請求書が届いたら、その行の 請求書を受領して確定 → 確定金額(税抜) を入れて 確定する
仕入先が一覧に無いときは、先に上部メニュー 「仕入先一覧」 で登録してください。源泉徴収額・差引振込額は仕入先の設定から自動計算されます。
案件詳細 → タブ「請求一覧」
- 案件を開き、タブ 請求一覧
- 請求書作成(空から作る)または 見積もりから請求書作成
- 発行日 / 支払期日 / 支払方法 / 備考 を確認・入力
- 明細は 税抜セクション と 税込セクション(立替経費等) の2部構成
- 合計は 小計①(税抜)+ 消費税② + 小計③(税込)= ご請求金額
- 見積もりから作った請求書は金額を直接編集できません(直すときは 「明細書」 から)
- PDFプレビュー / PDFダウンロード / セットでダウンロード で出力(角印は自動)
- ステータスを 下書き → 発行済 → 入金済 で管理(発行済 にすると案件が「請求済」に変わります)
その他のよく使う操作
上部メニュー「経費入力」
流れは Driveに入れる → 読み込む → 確定する の3つです。
- Googleドライブの自分の領収書フォルダに、ファイル(PDF / JPG / PNG / HEIC)を入れる
- 経費入力 を開き、領収書をフォルダから読み込む で 担当者(自分。全員分なら「全員」)と 対象月 を選び 読み込み
- 一覧に 「確認待ち」 で並びます(AIが日付・金額・支払先を自動で読み取り。数秒〜)
- 各行を開いて内容を確認し 確定する
- 金額(税込)・消費税額・勘定科目 を確認
- 事業部(必須) を選び、「案件に紐づける」(既定) か 「案件外(事業部付け)」 を選ぶ
- 接待交際費・会議費は 人数・相手先 を入力(未入力でも保存可)
- 会社カード払いは 「💳 法人カード払い」 にチェック(社員への精算に含めません)
削除できるのは 未確定(確認待ち) の経費だけです。Googleドライブに入れた 原本は削除されません。
上部メニュー「仕入請求書」
届いた請求書そのものをDriveから取り込む操作です(基本フローの手順3「仕入(見込み)」とは別。見込みは案件内、こちらは請求書の実物)。
- Googleドライブの 事業部別 の仕入請求書フォルダにファイルを入れる
- 仕入請求書 を開き、仕入請求書をフォルダから読み込む で 事業部 と 対象月 を選び 読み込み
- 「Drive取込・確認待ち」 に並びます(AIが自動で読み取り)
- 各行の 確認して登録
- 仕入先:近い名前があれば自動で選ばれます。無ければ「+ リストにない仕入先を新規追加」
- 総額(税込) を確認(税抜ではなく総額です)
- 事業部(必須) を選び、「案件に紐づける」 か 「案件外(事業部付け)」 を選ぶ
同じ仕入先の 見込み仕入(基本フロー手順3)があると案内が出ます。既存の見込みに紐付けて確定すると 二重計上を防げます。
画面右上「+ クイック請求」
案件作成を省いて、請求書からすぐ発行できる動線です(裏で案件は自動生成されます)。
- 画面右上 + クイック請求
- Step 1:事業部 → クライアント → 担当者 → 件名(例「〇〇様 撮影費用」)→ 納品日(任意)→「次へ」
- Step 2:発行日・支払期日(自動計算)・支払方法・明細を入力 →「次へ」
- Step 3:内容を確認して 発行する(案件番号・請求書番号が自動採番)